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Importancia de establecer un presupuesto para el Área de TI (Parte I)

Importancia de establecer un presupuesto para el Área de TI (Parte I)


En la toma de decisiones y para la determinación de emprender un nuevo proyecto, los presupuestos son herramientas fundamentales en la medida que permiten un conocimiento anticipado de los flujos que se producirán y contribuyen a determinar la rentabilidad con base en los ingresos y costos.

Los presupuestos son una herramienta de gestión que se puede entender como un plan financiero considerado para un proyecto, el cual desempeña un papel fundamental a la hora de programar a futuro la actividad de la empresa o el desarrollo de un nuevo proyecto.

Para la estimación de un presupuesto se requiere la administración de fondos, puesto que uno de sus propósitos es influir en los procesos de decisión de la organización. Para esto, se estima la capacidad de inversión de la empresa y la posibilidad de recuperación de la misma, que se obtiene por medio de la estimación de la rentabilidad.

Para definir un presupuesto, es necesario basarse en distintos objetivos, tales como:

  • Conocer la inversión inicial y total en la que se debe incurrir para la ejecución de un proyecto.
  •  Determinar las fuentes de financiación de las cuales se va obtener la inversión requerida para el proyecto.
  • Definir el tiempo de recuperación de la inversión.
  • Estimar la rentabilidad y establecer la viabilidad del proyecto, teniendo en cuenta el costo de oportunidad de la inversión.
  • Determinar el ciclo vida del proyecto.

 Establecer un presupuesto en un negocio es importante para:

  • Lograr que la información financiera sea accesible para todos los usuarios.
  • Garantizar que la planificación de las actividades sea factible de realizar y estén en correspondencia con los recursos disponibles.
  • Identificar el déficit en lo que requiere de mayor movimiento de recursos financieros.
  • Establecer de manera transparente la relación entre costos/recibos/facturas con el presupuesto de las actividades, a fin de certificar la fiabilidad del trabajo y evitar que los recursos sean destinados a actividades no presupuestadas.
  • Facilitar al personal el seguimiento de los costos y garantizar el balance del presupuesto.
  • Otorgar el informe a los financiadores, debido a que los costos se encuentran relacionados al presupuesto.
  • Incrementar la relación de costo-beneficio. Siempre que cada uno de los elementos sean calculados de forma adecuada, con lo que se facilita conocer la disposición de la inversión y analizar los costos asociados a la inversión.
  • Disminuir los costos y optimizar la utilización de la inversión presupuestada.

Este procedimiento es aplicable en cualquiera de las áreas de negocio de una empresa. En la actualidad, el área de TI ha cobrado mayor protagonismo debido a las demandas y tendencias tecnológicas de las diferentes áreas de la organización y del mercado.

El presupuesto de TI suele ser supervisado por el Gerente de TI, el máximo ejecutivo de TI en la organización. Sin embargo, ya que se ha convertido en parte fundamental para los resultados del negocio, el alcance y la asignación de un presupuesto de TI se ha vuelto más compleja, porque no todo el gasto en TI cae dentro del departamento de TI.

De hecho, estudios actuales han encontrado que entre el 35% y el 50% del gasto total en tecnología de una organización está controlado por divisiones de negocio distintas. Es decir, en ocasiones el 40% del gasto devengado anualmente por el Departamento de TI no estaba dentro del presupuesto anual proyectado.

Acompáñenos el 2 de enero en nuestra segunda entrega en la cual expondremos cómo abordar un presupuesto de TI exitoso…

Autora: Dayana Guzmán 

dguzman@perfilestecnologicos.com


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